Politique de confidentialité de Première ligne, la revue des médecins de famille de demain à l’égard des renseignements personnels

1. La revue
Chapeautée par la FMOQ, mais entièrement pensée par et pour les étudiantes et étudiants québécois en médecine ayant un intérêt pour la médecine de famille, cette revue (« Première ligne » ou « revue ») vise à rejoindre directement les futurs médecins de toutes les facultés de médecine de la province. Cette tribune permet de se pencher sur des thèmes tout aussi variés que l’est la pratique de la médecine de famille et de valoriser la profession. Les articles publiés sur Première ligne sont également publiés sur la page Facebook de la revue.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez
avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :protectionrenseignements@fmoq.org

ou par la poste :
2, Place Alexis Nihon, 20e étage
3500, boul. de Maisonneuve Ouest. bureau 2000
Westmount, Québec H3Z 3C1

2. Objectif de la politique de confidentialité
Notre politique a pour objectif de protéger la vie privée et les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités. Qu’ils s’agissent des renseignements liés à nos autrices et auteurs ou nos relations avec des tiers, nous sommes soucieux de respecter les lois applicables.

3. Renseignements personnels
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Certaines obligations législatives ne s’appliquent pas aux renseignements personnels ayant un caractère public. À titre d’exemple, le nom d’un médecin et son adresse professionnelle sont des informations de nature publique.

3.1. Renseignements personnels recueillis
Afin de remplir adéquatement sa mission, la FMOQ et Première ligne doit recueillir certains renseignements personnels.

Autrices et auteurs
Les renseignements personnels qui concernent les autrices et les auteurs qui soumettent un ou des articles à la FMOQ ou à la rédaction de Première ligne comprennent seulement l’information nécessaire pour communiquer avec ceux-ci et à des fins éditoriales. Nous recueillons, notamment :

• Votre nom
• Votre adresse courriel
• Une photographie de vous-même
• Votre année de promotion
• Le nom de votre l’université

3.2. Utilisation des renseignements personnels
À moins d’avoir obtenu préalablement votre consentement, la FMOQ ou Première ligne n’utilisera en aucun cas vos renseignements personnels à d’autres fins que celles prévues dans la présente politique.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• Pour communiquer avec vous
• Pour publier votre photographie, s’il y a lieu, afin d’accompagner la signature de vos articles
• Pour informer les lectrices et les lecteurs de votre statut d’étudiant
• Pour Facebook (votre nom et le nom de votre université uniquement). Veuillez noter que Première ligne et la FMOQ n’est pas responsable du traitement des articles et des photographies une fois que ceux-ci sont publiés sur Facebook ou sur tout autre réseau social ou site web.

3.3. Provenance des renseignements
Nous utilisons uniquement les renseignements fournis par les autrices et les auteurs.

3.4. Accès et communication
Différentes personnes peuvent avoir accès à vos renseignements personnels :

• Des employés de la FMOQ à des fins de relecture des articles, pour coordonner la publication des articles et pour faire parvenir la bourse offerte aux Groupes d’intérêt en médecine familiale (GIMF) de chaque université pour leur participation à la revue.

• L’éditrice web de Première ligne afin qu’elle puisse communiquer avec vous au sujet des articles, d’ajustements (s’il y lieu), de demande de renseignements manquants mentionnés ci-haut et pour vous aviser lorsque votre ou que vos articles sont publiés.

3.5. Stockage et durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels à nos bureaux auprès de notre service d’archive et dans nos serveurs informatiques, ainsi que sur l’ordinateur de l’éditrice Web. Sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente, nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire pour lequel ils ont été collectés. La durée peut donc varier selon la nature du renseignement.

3.6. Destruction
Lorsqu’un renseignement personnel a été recueilli ou que les délais de conservation ont été atteints, la FMOQ et Première ligne le détruit de manière confidentielle et sécuritaire.

3.7. Mesures de sécurité
Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité propres à assurer leur protection, qui varient selon la nature du renseignement et qui sont raisonnables compte tenu, notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Ces mesures relèvent notamment du milieu physique, de la technologie et de l’organisation interne et comprennent, sans s’y limiter, la restriction d’accès aux bureaux physiques, le déchiquetage de documents, la protection par mot de passe, le chiffrement des bases de données, l’installation de pares-feux, la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions et la formation des employés sur la protection des renseignements personnels et la cybersécurité.

Nos employés sont sensibilisés sur l’importance de la protection des renseignements personnels et signent un engagement personnel de confidentialité.

3.8. Vos droits en lien avec le traitement de vos renseignements personnels
La loi vous confère différents droits relativement à vos renseignements personnels. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements
personnels. Dans la mesure de nos moyens, nous fournirons un accès aux renseignements en temps opportun. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut
que nous ayons besoin de vérifier l’identité de la demanderesse ou du demandeur.

• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Il est possible que la FMOQ ne puisse plus vous fournir certains services si vous retirez votre consentement.

• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec
cette politique et la procédure de traitement des plaintes. Si vous n’êtes pas satisfaits de la façon dont nous avons traité vos renseignements
personnels ou si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec. Pour porter plainte auprès de cette dernière, veuillez utiliser le formulaire approprié et disponible sur le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec.

• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

4. Modification de la politique
Dans le cas où les lois qui encadrent la protection des renseignements personnels feraient l’objet de modifications ou encore lorsque nos processus d’affaires changeront, nous nous assurerons de la conformité de nos politiques. Le cas échéant, nous y apporterons les ajustements qui s’imposeront alors.